Vous avez dépassé le stade du carnet papier et des fichiers Excel. Entre les devis, les relances, les échanges email et les appels, vous n’avez plus de vision claire :
- qui vous a contacté,
- qui doit être relancé,
- où en est chaque opportunité.
Vous avez besoin d’un CRM… mais vous n’avez ni 300€/mois ni une équipe marketing pour le gérer.
Bonne nouvelle : en 2026, il existe des solutions gratuites ou très peu chères solides pour les TPE et professions libérales. Mauvaise nouvelle : les comparatifs “génériques” parlent rarement de vos contraintes réelles (temps, simplicité, RGPD, export des données).
Dans cet article, on regarde trois options populaires en mode “TPE first” :
- Notion (CRM flexible, très personnalisable),
- Airtable (base de données + vues visuelles),
- HubSpot (CRM commercial complet avec marketing intégré).
Objectif : vous aider à choisir un CRM qui tient la route sur 1–3 ans, sans vous piéger dans un outil trop lourd ou trop cher.
1. Ce qu’un CRM doit vraiment faire pour une TPE (et ce qui est inutile)
Avant de comparer des fonctionnalités, clarifions vos besoins réels.
1.1. Vos besoins indispensables
Pour la majorité des TPE/professions libérales, un CRM doit:
- centraliser les contacts (clients, prospects, partenaires),
- suivre les opportunités (devis, projets en cours),
- consigner les échanges:
- notes d’appels,
- emails importants,
- RDV réalisés,
- rappeler qui relancer et quand,
- donner un minimum de vue pipeline (en cours, gagné, perdu).
C’est tout. Ce qui dépasse ça est souvent:
- du marketing automation,
- des fonctionnalités “corporate”,
- des intégrations lourdes.
1.2. Ce qui est souvent inutile au début
- tunnels marketing complexes,
- scénarios d’emailing automatisés avancés,
- scoring de leads (points attribués selon le comportement),
- intégrations avec 10 outils différents.
Ce sont de bons bonus, mais rarement indispensables au lancement. Mieux vaut un CRM simple que vous utilisez tous les jours, qu’un monstre que vous n’ouvrez jamais.
2. Notion comme “mini CRM” pour TPE
Notion est un outil de prise de notes / base de connaissances qui peut être détourné en mini CRM très efficace.
2.1. Avantages
- Interface simple, agréable une fois prise en main.
- Bases de données très flexibles :
- tables,
- kanban,
- calendrier,
- vues filtrées par statut, échéance, type de client.
- Peut centraliser :
- CRM,
- docs internes,
- procédures,
- suivi de tâches.
Côté coût:
- version gratuite largement suffisante pour une très petite structure,
- version payante abordable si vous avez besoin de fonctionnalités avancées ou de nombreuses pages partagées.
2.2. Limites
- Ce n’est pas un CRM “natif”:
- pas de notion d’opportunité très standardisée,
- pas d’intégration emails aussi avancée que HubSpot.
- Pas de logique de double opt-in / listes marketing structurées de base.
- Nécessite un peu de configuration:
- créer la base,
- adapter les champs,
- définir vos vues.
2.3. Pour qui ?
- Solopreneurs,
- freelances,
- petites équipes très flexibles,
- métiers où l’on souhaite centraliser beaucoup d’infos qualitatives (notes, contextes clients, docs).
3. Airtable : le CRM en mode tableur amélioré
Airtable est un tableur qui se prend pour une base de données (ou l’inverse).
3.1. Avantages
- Structure de tableur (lignes/colonnes) rassurante pour les fans d’Excel.
- Vues:
- grille,
- kanban,
- calendrier,
- timeline.
- Liens entre tables (contacts, entreprises, projets…).
- Automatisations basiques:
- notifications,
- mises à jour de champs,
- synchronisations simples.
En gratuit, vous pouvez déjà construire un CRM léger pour quelques centaines de lignes.
3.2. Limites
- Modèle de tarification “par base / par utilisateur” à surveiller à moyen terme.
- Interface en anglais (pour certains membres d’équipe, c’est un frein).
- Pas de couche marketing/ventes aussi “prête à l’emploi” que HubSpot.
3.3. Pour qui ?
- TPE qui aiment travailler en mode tableur, mais avec plus de structure.
- équipes qui veulent un CRM visuel sans s’enfermer dans un outil de ventes trop rigide.
- contextes avec beaucoup de colonnes spécifiques (projets, phases, dates, montants).
4. HubSpot CRM : le “vrai CRM” gratuit (mais à surveiller)
HubSpot est un CRM complet orienté ventes/marketing. Il a une version gratuite très compétitive.
4.1. Avantages
- CRM “ready-to-use”:
- fiches contacts,
- entreprises,
- opportunités,
- pipeline de ventes.
- Intégrations emails:
- log automatique des emails,
- suivi des ouvertures (selon configuration et RGPD).
- Formulaires, landing pages, et outils marketing (même en version gratuite, avec limites).
C’est un choix sérieux si vous avez un process commercial structuré et que vous voulez des fonctionnalités très orientées “pipeline”.
4.2. Limites et pièges
- Complexité:
- interface plus dense,
- nombreuses fonctionnalités dont vous n’aurez peut-être pas besoin.
- Montée en gamme:
- la version gratuite est généreuse, mais certains besoins (automatisations avancées, reporting) basculent vite sur des plans payants.
- RGPD:
- traçage des emails et tracking peuvent poser des questions,
- il faut bien configurer les consentements et les formulaires.
4.3. Pour qui ?
- TPE orientées ventes B2B,
- cabinets de conseil, agences, structures avec pipeline clair,
- équipes prêtes à investir du temps pour paramétrer l’outil.
5. Comparatif Notion vs Airtable vs HubSpot (version TPE)
5.1. Vue synthétique
- Notion: très flexible, parfait pour un CRM simple + doc interne.
- Airtable: tableur ++, idéal pour structurer des bases contacts/projets.
- HubSpot: CRM ventes “sérieux”, avec pipeline et marketing inclus.
5.2. Ce qu’ils ont en commun
- version gratuite utilisable pour démarrer,
- possibilités de:
- gérer contacts,
- suivre opportunités,
- créer des vues par statut/date.
5.3. Ce qui les différencie pour une TPE
- Notion:
- top si vous voulez un espace multi-usage (CRM + procédures + notes),
- peu d’automatisations “native sales”.
- Airtable:
- top si vous aimez les tableaux structurés,
- bonne base pour automatiser plus tard avec d’autres outils.
- HubSpot:
- top si vous avez un vrai processus de vente à suivre,
- plus lourd (et potentiellement plus cher) à long terme.
6. À quoi faire attention avant de choisir
6.1. Export des données
Assurez-vous de pouvoir:
- exporter facilement vos contacts et deals:
- en CSV,
- ou via API,
- sans être prisonnier d’un format propriétaire.
C’est la base pour ne pas être coincé si vous devez changer d’outil dans 2–3 ans.
6.2. Coûts cachés
Surveillez:
- le prix par utilisateur,
- les limites de la version gratuite:
- nombre de contacts,
- nombre de bases ou de records (Airtable),
- fonctionnalités “pro” chez HubSpot,
- les options “marketing” que vous n’utiliserez pas au début.
Un CRM doit rester soutenable pour votre trésorerie.
6.3. Simplicité pour l’équipe
Un CRM n’a de valeur que s’il est:
- ouvert tous les jours,
- rempli correctement,
Pas besoin d’un outil “parfait sur le papier” si personne n’a envie de l’utiliser.
7. Quelques scénarios concrets
7.1. Solopreneure services B2B
- besoin: gérer 30–100 contacts, relances manuelles, pipeline simple,
- solution: Notion ou Airtable suffisent amplement,
- HubSpot n’est justifié que si vous faites beaucoup de prospection structurée.
7.2. Petite équipe commerciale (2–5 personnes)
- besoin: pipeline partagé, historique d’emails, rapport pipeline mensuel,
- solution: HubSpot CRM gratuit est un bon point de départ,
à condition de bien configurer la partie RGPD.
7.3. Cabinet de professions libérales / expertise
- besoin: suivi des dossiers, notes détaillées, centralisation doc,
- solution: Notion (CRM + base de connaissances) est souvent le plus confortable.
FAQ — CRM gratuit pour TPE
Un CRM gratuit suffit-il pour une TPE ?
Oui, dans la majorité des cas, un CRM gratuit bien utilisé (Notion, Airtable, HubSpot Free) couvre largement les besoins d’une TPE pendant 1 à 3 ans. L’essentiel est de l’utiliser tous les jours et de garder vos données propres.
Quand passer d’un CRM gratuit à une version payante ?
Quand vous êtes réellement limité par:
- le nombre de lignes / contacts,
- la nécessité d’automatiser certaines tâches (relances, workflows),
- le besoin de rapports détaillés.
Et seulement si ces limitations bloquent vraiment votre activité, pas juste parce que l’outil vous le propose.
Quel CRM est le plus “RGPD friendly” ?
Tout dépend de la configuration. Notion et Airtable sont surtout des bases de données internes. HubSpot intègre des fonctions marketing plus intrusives (tracking emails, pages, etc.), à configurer soigneusement:
- bannière cookies,
- choix des trackers,
- clauses dans vos CGU/Politique de confidentialité.
Puis-je connecter mon CRM à mon site vitrine ?
Oui, à minima pour:
- envoyer les formulaires de contact vers le CRM (via email ou API),
- suivre la source des leads (site, Google, réseaux).
Avec un site statique bien conçu, c’est souvent très simple: les formulaires appellent une fonction serverless ou un service externe qui pousse dans votre CRM.
Quel CRM choisir si je ne veux pas m’enfermer ?
- Notion ou Airtable si vous voulez rester maître de votre structure et des exports,
- HubSpot si vous assumez un outil orienté ventes/marketing plus structurant, à condition d’auditer vos besoins sur 3 ans.
Le plus important: pouvoir sortir avec vos données intactes si vous changez de stratégie.